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咸丰县审计局“五抓五做到”不断强化档案管理

发布时间:2018-08-13 09:26 作者:杨琼 编辑:州审计局

近年来,咸丰县审计局重视机关档案管理工作,不断健全机制,完善措施,规范管理,推动档案管理工作健康有序发展。机关档案目标管理工作1999年11月达省一级标准,2012年11月通过省特级验收,2015年通过省特级复查,三年来,通过“五抓五做到”的措施保障,软硬同步,狠抓档案的规范化建设和信息化运用,档案工作为服务审计事业发展发挥了重要作用。

 抓关键  组织管理做到五落实

      领导重视到位。局党组和班子成员经常研究和部署机关档案工作,对档案管理工作提出要求;明确了分管领导和档案管理人员,分管领导熟悉并带头参与指导档案管理的具体工作;制定了五年档案工作规划,档案工作纳入年初工作要点进行统一安排,列入年度目标管理范围;每年出台年度档案工作计划;把审计档案立卷归档落实到人,经常开展档案相关知识学习,提高全体人员的档案意识,树立积累档案、管理档案人人有责的意识。

组织机构落实。及时调整档案工作领导机构,成立了以局长为组长的档案工作领导小组和档案鉴定工作小组、档案目标管理自查小组;配备档案专管员,并保持相对稳定;建成以综合档案室为中心的完整档案管理工作网络。集中收集资料、整理档案,充分发挥了网络组织的作用。

法制建设到位。经常组织干部职工学习《档案法》和《湖北省档案管理条例》《审计机关审计档案管理规定》等档案法规,干部职工档案管理知识水平得到普遍提升;在一楼大厅长期滚动投放档案宣传标语;强化档案员培训工作,鼓励和支持档案管理员参加省档案局的档案业务培训,取得资格证书;按照有关法律规定,办理了《档案登记证》;经常性邀请县档案局、州审计局开展业务指导,帮助解决疑难问题,对关键环节进行把关,对软件设置、操作等进行指导,不断提高档案业务水平。

制度建设到位。按照要求,该局印发了《咸丰县审计局机关档案管理办法》《档案管理程序与要求》《档案鉴定、销毁和移交制度》等10余项制度,覆盖档案管理各环节。

组织协调到位。积极响应各级关于档案工作的活动,今年6月参加了县档案局组织的庆祝“6•9国际档案日”70周年宣传活动。强化机关和县政府投资审计中心等的档案工作监督,文书、会计、声像、电子、科技、专业等各种载体的档案实行集中统一管理,统一标准,审计业务档案实行审计组组长负责制,档案管理员对项目组长或主审上交的审计档案严格按要求进行检查验收,不合格的整改到位才予以入库登记,做到了依法归档、管档,并填写好相关台账,在全局基本形成了档案工作人人有责任,个个懂业务,全员参与档案管理局面。

抓建设  软硬设施做到三达标

档案用房达标。将档案库房设置在三楼,并同层设置了档案办公室和阅览室,面积约为45平方米,利于档案的保护与查阅利用;一楼建立了实物档案陈列室,计20平方米,划分为两个区域,展示该局各项工作受表彰的情况和审计机关发展历程等情况,以图文并茂的方式,充分展示了该局各个方面取得的成就。

设施设备达标。配备合格的防护设施,档案库房配备有铁门、铁窗、灭火器、空调、除湿机、温湿度记录仪、闭光等设施,购置樟脑丸等防虫、防霉药物,可防高温、防潮、防霉、防尘、防光、防鼠、防虫。为确保档案安全,库房内安装烟感消防报警器,放置了灭火器材,楼层两边装有安全监控摄像头。保障工作所需的刻录机、扫描仪、复印机、数码照相机等档案工作所需设备。

档案装具达标。8列24组档案密集架,能满足今后10年以上档案保管的需要;使用档案管理软件进行管理;在档案局指定位置购买或印制符合国家和省档案行业标准规定的档案盒(夹)等用品,光盘、印章等特殊载体档案有安全适用的专用装具。

 抓业务  基础扎实做到五规范

      规范做好归档收集。各类档案必须做到按时归档,收集归档渠道畅通,文件材料交接手续完备,归档的文件材料质量符合要求,完整准确。声像、电子及实物档案等各门类归档率达100%,完整准确率达100%。

规范做好档案整理。按照审批通过的“三合一”制度按年完成各类档案整理工作,不积存不拖沓,各类纸质归档文件分类和组卷科学,对排列、编号有序,目录和备考表填写完整,装订、装盒规范,整齐美观,永久和30年期文书档案全部电子扫描录入。根据2015年省特级复查验收时提出的意见,对已经归档的各类档案从四个方面进行了认真自查,一是对2004-2017年30年、永久保管期限的各类档案的不合格用品进行全部更换;二是对档案管理软件录入不规范或不完整的进行重新录入或整改;三是对2004年至2017年30年、永久文书档案按照移交县档案馆的要求对不合规的文书档案进行鉴定,整改标准达到了县档案馆的移交要求;四是对2004-2017年30年、永久文书档案鉴定后按标准格式全部扫描,达到向县档案馆的移交要求。据统计,累计涉及整改各类档案约1124卷2262份,更换不合格用具300盒(夹)。

规范搞好档案保管。建立了全宗卷,档案索引醒目、规范。随时保证库房整洁干净,定期投放防潮、防虫用品,注意温湿度监测与控制,定期检查防护设备,查看监控录像,借阅档案及时登记,没有出现霉变、褪色、污损、虫蛀、失泄密、水火事故等现象。

规范从严统计鉴定。对各类档案及其设备建立了台帐,建立档案收进、移出登记簿及审批手续。成立档案鉴定小组,对到期档案进行鉴定,按时完成档案统计报表并向县档案局及时报送。加强对全局含隶属管理单位的档案分析和改进工作。档案检查小组定期开展档案检查,档案鉴定小组定期开展鉴定工作。

规范定期移交销毁。按程序进行销毁,做到有清册,审批及监销手续齐全。按期做好档案移交,移交档案做到底数清,软件录入准确,电子录入完整。今年向县档案馆移交档案  358件,累计移交703卷(件)。

抓管理 软件管理做到两个现代化

硬软工作条件现代化。与现代化管理同步,配备了档案管理专用计算机及应用软件,档案人员能熟练操作使用计算机及档案管理应用软件。

实行数据管理现代化。建立了全部文书、照片档案文件级和其他档案案卷级目录数据库,现有1984年建局以来至2014年的档案机读目录11955(条、卷、件),现库存2004以来的永久、长期文书档案全部实现电子原文管理,共345份,室藏档案全部建立了目录数据库。电子文件全部转换为标准保存格式,文书档案目录数据库结构及数据质量符合《湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则》要求。全部档案目录实行微机检索,信息查询方便快捷,符合保密规定,可在档案阅览室查阅本单位电子档案目录。

抓服务  开发利用做到三个齐

档案检索工具齐备。编制了纸质文书档案案卷目录和归档文件目录,有文书档案案卷目录和归档文件目录、科技档案案卷目录、会计档案案卷目录、声像档案目录、电子档案目录、实物档案目录、审计档案目录共44本,随时能准确机查或手工检索和查阅所需档案。档案管理员熟悉档案业务和分布情况,调卷迅速、准确、服务态度好,查全率、查准率95%以上。

日常利用手续齐全。按规定开展机关内部档案借阅及来电来函代查等利用服务工作,档案利用及利用效果登记全面、记录具体,履行签字手续,近 3年来,查阅档案50多人次,提供档案75卷次,为本单位中心工作提供便捷快速服务,促进提高审计工作效率,节约工作成本,又为其他执纪执法部门提供服务,发挥了积极作用。

编研开发利用齐上。组织编写了全宗介绍、组织沿革、大事记、年鉴、主要业务工作基础数据、专题汇集等参考资料的续编,计12种、67万字。编写了“档案利用效果实例选编”,收编典型实例15类36例,6000余字,从各个不同角度真实、全面反映档案利用的成果,并及时向县档案局报送。

责任编辑:州审计局